Chaîne d'approvisionnement, main-d'œuvre, processus réglementaires, architecture et ingénierie : aucun aspect de l'écosystème de gestion de projet n'est à l'abri des impacts de COVID-19. Bien que la situation continue d'évoluer rapidement, voici ce que les clients devraient selon nous considérer dans chaque domaine.

Impact sur la chaîne d'approvisionnement pour les matériaux ou pour les projets liés à la construction

La crise sanitaire actuelle du COVID-19 se réglera éventuellement. Bien que nous ne puissions pas prédire avec précision certaines des implications à long terme, il est clair que la chaîne d'approvisionnement sera radicalement affectée à court terme. Historiquement, les marchés des matériaux et des approvisionnements fonctionnaient à pleine capacité ou presque. La fabrication répondant à la demande du marché, la plupart des composantes de construction et de rénovation étaient fabriquées sur commande. Les fabricants et manufacturiers dont la gestion de la chaîne d'approvisionnement était très raffinée avaient un avantage sur le marché avec un stock limité, directement lié à la demande. Les arrêts de production dus à des mesures de distanciation sociale et aux directives de maintien au domicile émises par les autorités sanitaires et gouvernementales ont perturbé le marché de deux manières principales : 1. La demande pour les matériaux et les produits a continué de croître alors que la production a été arrêtée ou réduite. 2. La période des fermetures chez les fabricants de chaînes d'approvisionnement varie considérablement. Les éléments sur lesquels s'appuient les fabricants sont confrontés à des défis de production, surtout considérant que de nombreux fournisseurs de composantes DEL, de moulages de connecteurs en plastique, de circuits imprimés, d'extrusions d'aluminium, d'adhésifs et de revêtements de finition sont situés dans des régions du monde touchées par COVID-19.

Ce à quoi il faut s'attendre lorsque la production reprendra :

• Stock limité disponible chez les fabricants. Une majorité de produits devra être fabriquée sur demande.
• Délais de livraison prolongés dus au redémarrage échelonné de la chaîne d'approvisionnement des matériaux.
• Dépôts plus importants au moment de passer les commandes, car les fabricants se remettent de leurs coûts et pertes liés à la fermeture.
• Problèmes de livraison échelonnés pour de grandes quantités, où les fabricants peuvent tenter de satisfaire plusieurs utilisateurs avec en optimisant l'expédition de leurs produits pour plusieurs clients à la fois.
• Disparités entre les ventes et les capacités de livraison.
• Limites en matière de personnalisation des produits car les fabricants se concentrent sur leurs produits plus populaires.
• Problèmes de stabilité et de solvabilité avec les manufacturiers.

Ce qu'il faut commencer à planifier en vue de la reprise de l'activité de production :

• Gestion proactive : travaillez avec les manufacturiers pour établir des livrables et des échéanciers réalistes.
• Réévaluez votre stratégie pour les matériaux dont les délais de livraison seront plus longs.
• Réévaluez le calendrier du projet pour respecter les délais en demeurant conscients des capacités du marché. Cela peut affecter la séquence de construction en fonction de l'arrivée des matériaux sur le site.
• Gérez les contrats par le biais de dépôts en mettant l'accent sur les performances de livraison.
• Accélérez le traitement des dessins d'atelier pour vous assurer que l'examen et l'approbation des propositions soient terminés rapidement afin de désengorger la production. De nombreux manufacturiers sont disponibles mais travaillent à distance et souvent à capacité limitée.
• Soyez prêt à aligner les composantes de la conception sur la disponibilité du marché.
• Modifiez le processus de construction : utilisez les dimensions, les maquettes, les modélisations BIM et la coordination 3D pour tenir compte des délais de livraison prolongés tout en progressant le plus rapidement possible.

Impact sur la main-d'œuvre

Ce que nous constatons auprès de la communauté de la construction et de nos clients en Amérique du Nord, c'est que les impacts sur le marché du travail de la construction varient selon le lieu. Dans certains endroits, l'activité de construction a été complètement interrompue par les instances gouvernementales, limitée à la construction jugée essentielle, soit aux projets dans les domaines des soins de santé, de l'énergie, des travaux publics, de l'hébergement et dans les industries similaires. À d'autres endroits, la construction est limitée uniquement aux secteurs considérés comme essentiels dans tous les secteurs du marché. Dans les zones où les travaux de construction sont encore autorisés, les entrepreneurs généraux mettent en œuvre des procédures de sécurité supplémentaires pour assurer un chantier de construction sûr pour la main-d'œuvre. Lorsque des projets sont en cours et que la construction est autorisée, certains problèmes peuvent affecter la productivité. Par exemple, si un cas de COVID-19 se manifeste sur un chantier de construction aux États-Unis, le projet est généralement arrêté, le chantier est nettoyé en profondeur et les travailleurs affectés sont mis en quarantaine pendant 14 jours. Le projet peut seulement reprendre après un nettoyage en profondeur (selon les normes du Centre for Disease Control and Prevention (CDC) aux États-Unis). Cependant, il y a des cas où les projets n'ont pas repris après les opérations de nettoyage. Des mesures de distanciation sociale sont observables sur les chantiers également, telles que recommandées par l'Organisation mondiale de la santé, en plus d'une plus grande séparation des équipes. Par exemple, dans la construction d'une salle de télécommunications, un seul corps de métier peut travailler à la fois, plutôt que trois ou quatre comme on voit habituellement. L'utilisation de masques et de gants est de plus en plus courante, mais ces items de protection sont de plus en plus difficiles à trouver car des pénuries de ces produits sont signalées dans de nombreux secteurs. Avant même que nous n'ayons entendu parler de la COVID-19, il y avait une pénurie de main-d'œuvre sur le marché de la construction en Amérique du Nord. Le calendrier de plusieurs projets avait donc déjà été prolongé en conséquence. Les pénuries de main-d'œuvre ne sont donc qu'exacerbées par la propagation et l'impact de la COVID-19. La plupart des employés de bureaux des entreprises de construction travaillent à distance lorsqu'ils le peuvent. Il semble que le flux quotidien d'informations (soumissions, approbations, calendrier, demandes de renseignements, etc.), qui est essentiel à tout projet de construction n'ait pas été touché de façon importante pour le moment. Cependant, si la construction est interrompue sur le terrain, il y a possibilité de mises à pied, de licenciements ou de réductions de salaire temporaires. Actuellement, les entrepreneurs examinent leurs contrats pour les réclamations de retard ou de force majeure. Les réclamations comprendront une augmentation des conditions générales pour les retards sur le site, les retards de productivité dus aux mesures requises et les coûts associés au nettoyage intensif requis sur les sites infectés. La plupart des entrepreneurs ont mis un avis de retard, mais ne peuvent pas quantifier le retard que cette pandémie se propage à travers le pays. Nous pouvons nous attendre à des réclamations plus détaillées et plus coûteuses à l'approche de la fin de la pandémie.

Ce à quoi il faut s'attendre lorsque la construction reprendra :

• Retards dans les échéanciers des projets à mesure que l'activité de construction reprend, surtout en cas de renversement rapide des mesures d'arrêt de travail imposées par les gouvernements.
• Nouvelles pénuries de main-d'œuvre à mesure que les volumes de construction augmentent.
• Calendriers de projet prolongés en raison des retards de la chaîne d'approvisionnement des matériaux de construction, les fabricants accélérant la production.
• Problèmes de solvabilité des entrepreneurs généraux et des sous-traitants pour ceux qui ont des problèmes d'endettement.
• Le travail ne s'accélérera pas rapidement; il faudra du temps à tout le monde pour revenir sur le chantier.

Ce qu'il faut commencer à planifier en vue de la reprise de l'activité de construction :

• Communications cohérentes entre votre équipe de gestion de projet et avec la communauté de la construction pour transmettre aux clients des informations précises sur les pénuries de main-d'œuvre ou les retards matériels
• Examen approfondi des approbations des demandes de paiement des entrepreneurs. Par exemple, pour l'approbation des matériaux entreposés, l'entrepreneur devra produire un reçu de paiement pour ces matériaux. En cas de faillite, seuls les documents avec un reçu de paiement peuvent généralement être libérés.
• Dans les cas où un client doit déménager pour éviter des pénalités financières, les négociations sur les coûts « accélérés » seront cruciales. Si le marché de la construction surchauffe, des primes de paiement peuvent être attendues.
• Dans la mesure du possible, travaillez directement avec les fabricants pour assurer les livraisons aux clients.
• Recours à des entrepreneurs financièrement solvables ayant fait leurs preuves. Il faut s'attendre à ce que les petits entrepreneurs qui ont été touchés financièrement aient des ressources financières limitées pour couvrir les salaires.

Impact sur les permis et inspections

L'impact de la COVID-19 a entraîné de nombreuses perturbations dans les processus relatifs aux permis de construction dans la plupart des municipalités. Bien que ces perturbations aient été prévisibles avec le déclenchement de l'état d'urgence dans les provinces, les états et les villes, il est difficile de prévoir le retour à la normale des processus de réglementation en raison de l'évolution rapide de la situation actuelle. En général, le processus relatif aux permis de construction suit plusieurs étapes, commençant par une demande de permis par le biais d'une soumission, suivi d'une période d'examen et de justification, de l'émission des permis, puis d'inspections d'avancement, d'inspections finales, d'occupation et de la clôture des permis. De ce fait, le déroulement du processus dépend du succès de l'étape précédente. Selon le fonctionnement de chaque municipalité, le niveau de numérisation des systèmes municipaux et la manière dont les instances ont défini les « services essentiels », les chargés de projet tentent de comprimer les échéanciers et de prévoir les activités qui seront retardées dans le processus d'octroi des permis. Il existe de nombreux exemples aux États-Unis et au Canada où des entrepreneurs ont été contraints de suspendre ou de modifier les programmes à cause d'enjeux relatifs aux éléments suivants :

• Nouveaux permis de construction, permis d'affichage, d'inspection et de zonage.
• Inspections de bâtiments non-urgentes par des inspecteurs municipaux.

Cela pose des défis importants pour les clients qui ont récemment signé de nouveaux baux et qui doivent réévaluer leur stratégie de projet à l'échéance du bail. Les chargés de projet peuvent tout de même prendre en charge certaines des activités préliminaires à coûts modérés (travaux de conception, etc.) afin d'atténuer l'accumulation de la demande de ressources une fois que les bureaux octroyant les permis rouvriront. Ce faisant, il sera profitable de préparer tous les documents de conception afin d'avoir tout en mains pour demander les permis requis dès que possible, et d'aider à limiter les retards dans l'échéancier. Cependant, si un permis de construction a été octroyé (et non révoqué), la construction ou la démolition de l'immeuble peut se poursuivre conformément au permis, à condition que le propriétaire ou le mandataire soumette un rapport d'avancement à chaque étape d'inspection obligatoire. De nombreuses municipalités ont mis en place des mesures pour que les entrepreneurs puissent soumettre électroniquement des rapports d'avancement (au lieu d'avoir recours à des inspections physiques). Ces rapports d'avancement doivent démontrer, avec les pièces justificatives (photographies, notes de visite du site, vidéos), que la construction est réalisée conformément aux dessins approuvés et aux exigences du code du bâtiment particulier régissant le projet. La bonne nouvelle est que le travail prévu peut se poursuivre, mais il faudra tout de même se préparer à d'éventuelles perturbations de la chaîne d'approvisionnement des matériaux et de la main-d'œuvre en cours de projet. Les certificats d'occupation pourront être émis au cas par cas ainsi que sur les chantiers de construction critiques. Sachant que de nombreuses municipalités auront adopté une approche similaire quant aux permis de construction, il appartiendra aux chargés de projets de déployer un maximum d'efforts pour minimiser l'impact inévitable de la crise sur l'échéancier.

Impact sur le processus de design et de conception, de documentation, ainsi que sur l'administration de la construction

Ce que nous constatons auprès de nos clients, des consultants en conception et des communautés de fournisseurs, c'est que pour l'instant, les processus de planification, de design, de conception et de documentation continuent d'avancer si un engagement financier a été pris pour le projet, au même titre que l'activité de construction. Nous avons cependant constaté des pauses et des reports lorsque les clients doivent déterminer s'ils peuvent continuer à soutenir financièrement le projet ou lorsque les marchés où les commandes placées sont à l'arrêt.

• À l'heure actuelle, pour les grands propriétaires et occupants qui sont en cours de projet, les frais associés à la poursuite des travaux ne devraient pas être un fardeau.
• Les travaux industriels en cours, soutenus par des fonds d'investissement et où les besoins continueront de croître, devraient se poursuivre, à moins d'être contraints d'interrompre leurs activités par un arrêt de travail.
• Certains projets qui venaient tout juste de débuter, soit en cours de recherche de site, d'études de faisabilité ou de négociations de bail, ont été lourdement affectés par l'incertitude engendrée par la crise, alors que les clients envisagent des mises à pied pour s'assurer qu'ils peuvent traverser cette période de perturbations.
• Le commerce de détail et l'hôtellerie sont les secteurs qui sont le plus rapidement et le plus lourdement affectés, les mouvements de population ayant diminué.
• Le secteur des soins de santé se concentre, pour le moment du moins, sur les demandes d'urgence pour répondre aux besoins immédiats.
• Le télétravail et l'achalandage supplémentaire qui en découle pourront entraîner une augmentation importante de la demande de centres de données, car les attentes de la main-d'œuvre en matière de flexibilité auront vraisemblablement évolué au terme de cette situation sans précédent.

Ce à quoi il faut s'attendre pour la suite des choses :

• L'accumulation de travail qui maintient les cabinets de conseil en activité, alors que les nouveaux projets se sont arrêtés, pourrait entraîner des réductions d'effectifs.
• Si un projet est en construction, il peut y avoir des perturbations de la chaîne d'approvisionnement, car la fabrication est arrêtée et les importations sont retardées. Si la construction peut être terminée, le mobilier, les accessoires et l'équipement pourraient ne pas être expédiés ou complétés à temps pour l'occupation.
• Le processus d'administration de la construction devient difficile, car les firmes de consultants n'exigeront pas que des employés mal à l'aise avec le risque d'exposition se rendent obligatoirement sur les chantiers. Cela peut devenir moins problématique à mesure que la construction et les inspections gouvernementales sont mises à l'arrêt.
• De ce fait, dans plusieurs régions, de nombreuses instances gouvernementales rendent difficile, voire impossible, la poursuite des travaux de construction, car les bureaux de service modifient leurs horaires et les inspections sur le chantier s'arrêtent en raison de l'arrêt parallèle de la construction.

Comment tirer son épingle du jeu durant cette période :

Les clients, consultants et entrepreneurs doivent collaborer étroitement afin de préserver l'avantage que représente le maintien des opérations de design et de conception. Ce faisant, ils soutiendront les entreprises de ces fournisseurs en s'assurant que la documentation soit prête à être soumise aux instances octroyant les permis aussitôt que l'activité reprendra. Pour les travaux de conception qui ont été interrompus ou reportés, il s'agit d'une bonne occasion de réévaluer la vision et les objectifs des projets à mesure que la main-d'œuvre s'habitue à travailler différemment, ainsi que l'impact de la situation actuelle sur les décisions immobilières futures.

Les spécifications des projets relatives aux risques sont en cours de réévaluation. Les problèmes de continuité des activités des petits fournisseurs, les retards potentiels du calendrier de livraison et la capacité des fabricants à rattraper leur retard après l'arrêt doivent être résolus. La transition vers de plus petits fabricants qui fonctionnent toujours sur des marchés moins touchés est une option, pourvu qu'ils aient confiance qu'ils sont en mesure de produire les livrables dans les délais prévus. Dans tous les cas, il est toujours possible de passer les commandes afin que les matières premières puissent être sécurisées et prêtes à partir en sortie de crise. En attendant, il faut savoir identifier comment les retards peuvent affecter les reports de bail et les délais d'emménagement dans de nouveaux locaux.

Il sera important de conserver et d'organiser rapidement toute la documentation et les formulaires à soumettre aux propriétaires pour le remboursement de l'allocation pour améliorations locatives à la fermeture du projet. Pour faciliter ce processus, de nombreux inspecteurs et consultants explorent les possibilités d'inspections de façon virtuelle (par le biais de photos ou de vidéos) ou après les heures de bureau afin de ne pas freiner les progrès des chantiers

Il sera également important de travailler avec des entrepreneurs pour mettre en œuvre des pratiques de travail sécuritaires sur le chantier et pour trouver des remplacements aux sous-traitants qui ont fermé leurs portes ou qui ne seront plus en activité une fois que les travaux reprendront.

Nous devons donc tenter de relever ces défis en tirant parti de la technologie et de nouvelles façons de faire du milieu. Les réunions et présentations virtuelles aideront les équipes à rester connectées, à une heure où la gestion des communications est plus importante que jamais.

Pour plus de conseils ou de recommandations, veuillez contacter Benoit Dubuc à Montréal, ou encore Jim Louis, Bill Connor ou Jason Kao, qui dirigent notre département de gestion de projet.